Jawaban Ujian Akhir Materi (UAM) Kearsipan
Nama :
Siska Dewi
Kelas :
KAP 1
1.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang
dibuat
dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,
Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Kearsipan adalah
hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. a. Fungsi Arsip Pada Organisasi
1. Aktifitas
kantor / Organisasi akan berjalan dengan lancar
2. Dapat
dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat
dijakan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
4. Dapat
dijadikan bahan dokumentasi.
5. Dapat
menghemat waktu tenaga dan biaya.
6. Sebagai
alat pengingat.
7. Sebagai
alat penyimpan warkat.
8. Sebagai
alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
9. Merupakan
bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
10. Kearsipan
berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan organisasi.
b. Nilai Guna Arsip
Bagi Organisasi
1. Nilai
Guna Primer, yaitu Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga atau instansi Pencipta atau yang menghasilakan arsip. Nilai Guna Primer
meliputi :
1) Nilai
Guna Administrasi.
2) Nilai
Guna Hukum.
3) Nilai
Guna Keuangan.
4) Nilai
Guna Ilmiah dan Teknologi.
2. Nilai
Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan / instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta
arsip, serta kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat / pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder meliputi :
1) Nilai
Guna Pembuktian.
2) Nilai
Guna Informasi.
3. Penggolongan
arsip
a. Arsip
berbasis kertas (Paper records) yaitu
arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.
b. Arsip
pandang dengar (audio-visual records)
merupakan arsip yang dapat dilihat dan dengar. Arsip pandang dengar dapat
dirinci dalam tiga kategori :
1. Arsip
gambar statik (static image) contohnya
foto
2. Arsip
citra bergerak (moving image ) film,
video dan sebagainya.
3. Arsip
rekaman suara (sound recording) kaset
c. Arsip
elektronik , merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu
format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan
sebagai machine-readable-records contohnya
floopy disk, hard disk, pita magnetik, optical disc, CD room dan sebagainya.
Arsip
yang paling sering digunakan dalam pembuktian hukum adalah paper records atau arsip berbasis kertas.
4. Sistem
pengelolan arsip
a. Sistem
sentralisasi, merupakan sistem kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan
dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem
desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja karena masing-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.
Sistem
sentralisasi lebih tepat digunakan dalam lembaga pendidikan, sedangkan sistem
desentralisasi lebih baik digunakan dalam lembaga Pemerintah Daerah.
5. Filling
adalah salah satu kegiatan pokok dalam kegiatan pokok. Filling dapat diartikan
suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, penaturan, pengawasan,
penyusunan dan penyimpanan.
Sisitem penyimpanan arsip yang
sesuai :
a. Sistem
abjad, merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan
abjad.
b. Sistem
masalah, merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi
pokok atau perihal surat.
c. Sistem
nomor, merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
d. Sistem
tanggal merupakn penyimpanan surat berdasarkan tanggal hari, bulan/ tahun,
tanggal dijadikan kode surat.
e. Sistem
wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah atau wilayah suart yang
diterima.
6. Nilai Guna Primer,
yaitu Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau
instansi Pencipta atau yang menghasilakan arsip.
Nilai Guna Arsip Primer dapat sangat menjadi sangat
krusial pada saat pelaksanaan kegitan pekerjaan organisasi sehari-hari dan pada
saat terjadi kebocoran arsip / dokumen penting yang dimiliki oleh organisasi
atau perusahaan diluar organisasi tersebut.
Nilai Guna Sekunder,
yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan /
instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta
kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat /
pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder dapat menjadi sangat krusial
pada saat terjadi pemalsuan atau penipuan antara satu organisasi dengan
organisasi lainnya.
7. Kita
dapat mengetahui arsip tersebut arsip dinamis berdasarkan ciri-cirinya yaitu :
a. Arsip
yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
b. Arsip
yang senantiasa masih masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
c. Arsip
dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus
engikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan ciri diatas,
makan menurut fungsi dan kegunaannya arsip dinamis dapat dibedakan atas :
·
Arsip aktif yaitu arsip yang masih
sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dikantor.
·
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
·
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah
jarang sekali digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
Siklus arsip dinamis :
1. Tahap
pertama adalah tahap penciptaan arsip. Proses ini terjadi tatkala tulisan
dituangkan kedalam bentuk kertas atau data dihasilkan dari komputer informasi
diterima pada film, tape atau media lainnya.
2. Tahap
kedua adalah tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan
mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakaian sering menggunakan arsip
dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.
3. Tahap
ketiga adalah tahap inaktif , tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis
sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif.
4. Tahap
penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan
yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah
ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan
ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip sehingga sulit
ditentukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Sebab karakteristik
arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian
penusutan arsip diperlukan untuk menghemat keuangan atau tempat, memudahkan
penemua kembali arsip manakala diperlukan sedangkan JRA adalah pedoman yang
digunakan untuk menyusutkan arsip.
8. Mekanisme Pemindahan Arsip
adalah arsip dari unit pengolah dipindahkan ke unit kearsipan (records centre) berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara
teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga / instansi
yang bersangkutan.
Mekanisme
Pemusnahan Arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip
yang telah habis guna, sebelum arsip dimusnahkan dengan cara tertentu, bagian arsip
yang bersangkutan membuat Berita Acara, dimana arsip yang akan dihancurkan
telah sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Pada saat pemusnahan arsip harus
disaksikan oleh petugas bagian hukum dan bagian pengawasan.
Mekanisme Penyerahan Arsip adalah
pelaksanaan penyerahan arsip dari pihak pembuat arsip ke pihak yang menggunakan
arsip dan harus dibuat berita acara penyerahan arsip.
9. Peralatan
kearsipan
a. Map
adalah berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
b. Folder
merupakan lipatan kertas tebal atau kartin manila berbentuk seg empat panjang
yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip
didalam filling cabinet
c. Guide
adalah lembaran kertas tebal atau kertas manila yang dipergunakan sebagai penunjuk
atau sekat / pemisah dalam penyimpanan arsip.
d. Filling
cabinet adalah perabot kantor benbentuk persegi empat panjang yang diletakan
secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau
arsip.
e. Berkas
kotak (boxes file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat).
f. Rotary
filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan
arsip-arsip (terutama berupa kartu).
g. Cardex
(Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa
kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditark keluar memanjang.
h. A modern information is an
information based organization adalah organisasi yang
bertumpu pada organisasi.
10. Kemampuan
bangunan terhadap ruang penyimpanan arsip :
a. Rak
konvensional :
1.200 kg
X 240 = 288.000 kg = 288 ton
b. Rak
non konvensional :
2.400
kg X 240 = 576.000 kg = 576 ton.
